شرکت های فنی و مهندسی،در طول عمر فعالیت خود بر روی  صد ها پروژه کار می کنند و هزاران فایل با فرمت های مختلف تولید می کنند.فایل ها ممکن است زیر مجموعه یکی پروژه یا در قالب فایل های عمومی تولید شده باشند.

اما شیوه نگهداری فایل ها چگونه است؟

بیشتر شرکت ها،هنوز از شیوه رایج نگهداری فایل و اسناد درون فولدر های سیستم شخصی و یا سرور داخلی شرکت بهره می برند که این روش ریسک های حفاظت از اطلاعات بسیاری را به همراه دارد.

نرم افزار های آرشیو اسناد،از جمله راهکار های موثر در جهت نگهداری اسناد مهندسی و فنی در شرکت ها هستند که می توانند لیستی از ریسک های رایج را در نگهداری اسناد مدیریت کنند.

خطراتی از جمله:

• حذف فیزیکی فایل

• انتقال فایل به مکان اشتباه

• جایگیزین شده فایل با فایل جدید و از بین رفت فایل قبلی

• خطر آلوده شدن فایل به ویروس

• دسترسی های غیر مجاز خارج از سیستم

• خطر انتقال مکرر فایل و نشت داده های شرکت

نرم افزار های آرشیو اسناد تحت وب،علاوه  بر اینکه امکان ثبت اطلاعات تکمیلی را در زمان ثبت فایل به کاربر می دهند،می توانند بر تولید رویژن و یا ایجاد کدینگ اختصاصی برای سند مورد نظر اقدامات موثری انجام دهند.

جستجو در سیستم های آرشیو اسناد الکترونیک می تواند بر اساس تاریخ،پروژه،یا نام فایل صورت گیرد.

همچنین این نرم افزار ها با توجه به ماهیت اجرای آنها بر بستر وب،محدودیت های دسترسی به فایل در هر زمان و مکان را ندارند.

سامانه های نرم افزاری آرشیو اسناد،طراحی استاندارد واکنشگرا دارند و کاربر می تواند با هر ابزاری که به اینترنت دسترسی داشته باشد،یا در نظر گرفتن امکان اهراز هویت،از نرم افزار استفاده نماید.