شرکت های بسیاری هنوز از صفحات گسترده اکسل Excell  و بانک اطلاعات اکسس Access برای جمع آوری و نگهداری داده های سازمانی و ارشیو اطلاعات استفاده می کنند.
یکی از دلایل این مورد ،در دسترس بودن این ابزار ها و ایجاد یک بستر ثبت اطلاعات به سرعت و با حداقل دانش ممکن از نرم افزار می باشد که برای کاربر جدابیت زیادی به همراه دارد.
اما این ابزار های محبوب محدودیت ها و ریسک های نگهداری و انتقال اطلاعات را نیز با خود به همراه دارند که اکثر استفاده کننده ها از این موارد آگاه نیستند.
در مواردی که اطلاعات حساس سازمانی بر روی این بستر ها نگهداری می شود،همواره ریسک حذف شدن فایل بر اثر یک اتفاق سهوی یا نشر اطلاعات از طریق سرقت فایل یا کپی برداری غیر مجاز،ریسک های ویروسی رایج سیستم ها و آسیب زدن به فایل و محتوای آن احساس می شود.
نرم افزار های تحت وب این امکان را فراهم می کنند تا در شرایط ایمن تر بتوانید داده های خود را ثبت و نگهداری کنید.در این زمینه راهکار های تبدیل فرم های اکسل به وب و تبدیل بانک اطلاعات اکسس به وب می تواند بخشی از نگرانی های مدیران و کاربران را رفع کنند و با در نظر گرفتن روال ثبت اطلاعات مطابق با استاندارد ها و الزامات شرکت و ایجاد محیط کاربر پسند ثبت و نگهداری و بازیابی اطلاعات را آسان نماید.
برخی از مزایای تبدیل اکسل و اکسس به وب شامل موارد زیر می  تواند باشد:
ثبت داده بدون نگرانی از محدودیت رکورد و حجم
دسترسی به داده ها در هر زمان و مکان
ذخیره سازی اطلاعات در بانک اطلاعات قدرتمند SQL
امکان ایجاد ارتباطات گسترده بین جداول بانک
امکان استفاده از داده ها در چندین ابزار و اپلیکیشن به صورت همزمان
تعریف سطوح دسترسی متنوع
رفع نگرانی از حذف شدن و به سرقت رفتن فایل داده ها