در بسیاری از شرکت‌های مهندسی، فهرست مدارک پروژه ابتدا در اکسل تهیه می‌شود. شماره مدرک، عنوان، رشته مهندسی، مسئول تهیه و وضعیت هر مدرک در یک جدول ثبت می‌شوند. این روش برای شروع کار ساده و در دسترس است.اما با افزایش تعداد مدارک، رویژن‌ها و افراد درگیر، کنترل اطلاعات پیچیده‌تر می‌شود. فایل اکسل همچنان فهرست مدارک را نمایش می‌دهد، ولی پیگیری نسخه‌ها، نظرهای فنی و سوابق ارسال به هماهنگی میان چند ابزار و چند نفر وابسته می‌شود.
اطلاعات مدارک در چند محل پراکنده می‌شود
در یک پروژه، ممکن است فهرست مدارک در اکسل، فایل‌های نقشه در پوشه مشترک، نظرهای مشاور در ایمیل و پاسخ طراح در پیام‌رسان نگهداری شوند.برای بررسی وضعیت یک مدرک، کارشناس باید این منابع را کنار هم قرار دهد. اگر یکی از آن‌ها به‌روز نباشد، تشخیص وضعیت واقعی دشوار می‌شود. با تغییر اعضای تیم نیز پیدا‌کردن سوابق و دلایل تصمیم‌های گذشته زمان بیشتری می‌گیرد.
نرم‌افزار کنترل مدارک مهندسی DCC با ایجاد ارتباط میان اطلاعات مدرک، فایل‌ها، رویژن‌ها و سوابق بررسی و ارسال، به منظم‌شدن این پیگیری کمک می‌کند.
ثبت شماره رویژن، به‌تنهایی کافی نیست
یکی از چالش‌های مهم پروژه‌های مهندسی، مشخص‌بودن نسخه‌ای است که باید مبنای کار قرار بگیرد.آخرین نسخه بارگذاری‌شده، آخرین نسخه ارسال‌شده و نسخه تأییدشده برای استفاده ممکن است متفاوت باشند. ثبت یک شماره رویژن در اکسل، بدون ارتباط روشن با فایل و سابقه بررسی آن، این تفاوت‌ها را به‌طور کامل مشخص نمی‌کند.در DCC، هر رویژن باید در ارتباط با مدرک و سوابق مربوط به همان نسخه قابل پیگیری باشد. این ساختار به تیم کمک می‌کند هنگام مراجعه به فایل، وضعیت و سابقه آن را نیز بررسی کند.
مسئولیت‌ها و اقدامات بعدی باید روشن باشند
در پروژه‌ای با ۱۰۰ مدرک، دانستن اینکه یک مدرک «در حال بررسی» است، همه اطلاعات موردنیاز را فراهم نمی‌کند. باید مشخص باشد چه کسی مسئول بررسی است، کدام نسخه را بررسی می‌کند و چه مواردی هنوز نیازمند پاسخ یا اصلاح هستند.در روش مبتنی بر اکسل، به‌روزرسانی این اطلاعات معمولاً دستی است. فاصله میان انجام یک اقدام و ثبت آن در فهرست، می‌تواند تصویر نادرستی از وضعیت پروژه ایجاد کند.طراحی گردش بررسی مدارک در DCC کمک می‌کند مسئولیت‌ها و سوابق اقدامات در بستر همان پروژه پیگیری شوند.
سابقه ارسال مدارک اهمیت فنی و قراردادی دارد
اگر کارفرما درباره یک نقشه ارسالی سؤال کند، باید بتوان مشخص کرد کدام رویژن، در چه تاریخی و در کدام بسته ارسال شده است.ثبت و مدیریت Transmittal در ارتباط با مدارک و نسخه‌های مشخص، امکان مراجعه به سابقه ارسال را فراهم می‌کند. این ارتباط برای پاسخ‌گویی به پرسش‌های فنی و بررسی اختلاف‌های احتمالی اهمیت دارد.
چه زمانی استفاده از DCC منطقی است؟
وقتی پیدا‌کردن نسخه معتبر زمان‌بر می‌شود، وضعیت مدارک با واقعیت اختلاف دارد یا پیگیری نظرها و ارسال‌ها به حافظه افراد وابسته است، زمان بررسی یک راهکار متمرکز رسیده است.نیاز به DCC فقط به تعداد مدارک بستگی ندارد؛ تعداد سازمان‌های درگیر، دفعات بازنگری و پیچیدگی گردش بررسی نیز مؤثرند.در طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار DCC، ساختار پروژه، رشته‌های مهندسی، نقش‌ها،دسترسی‌ها و قواعد کنترل مدارک باید متناسب با نیاز شرکت تعریف شوند. امکان اختصاصی‌سازی این بخش‌ها کمک می‌کند سامانه با روال واقعی پروژه‌ها هماهنگ باشد.
هدف، فراهم‌کردن شرایطی است که تیم بتواند با اطمینان بیشتری به سه پرسش پاسخ دهد: نسخه معتبر کدام است، مدرک در چه وضعیتی قرار دارد و مسئول اقدام بعدی چه کسی است؟