ضمانت‌نامه‌ها بخشی از تعهدات مالی و قراردادی شرکت‌های فعال در پروژه‌های صنعتی هستند. ثبت دقیق اطلاعات، پیگیری وضعیت و کنترل سررسید آن‌ها به مسئولان شرکت کمک می‌کند برای اقدامات لازم به‌موقع تصمیم بگیرند. پراکندگی این اطلاعات میان فایل‌های اکسل، اسناد کاغذی و مکاتبات، پیگیری را دشوار می‌کند و احتمال فراموش‌شدن موعدهای مهم را افزایش می‌دهد.
ثبت اطلاعات در ارتباط با هر پروژه
در نرم‌افزار اختصاصی مدیریت پروژه، هر ضمانت‌نامه به پروژه مربوط متصل می‌شود. اطلاعاتی مانند نوع ضمانت، علت صدور، بانک صادرکننده، شماره ضمانت‌نامه، تاریخ ثبت، مبلغ درخواست کارفرما، مبلغ نهایی و تاریخ سررسید در یک محل نگهداری می‌شوند.این ارتباط، دسترسی به ضمانت‌نامه‌های هر پروژه را ساده‌تر می‌کند و امکان بررسی جزئیات و وضعیت آن‌ها را در کنار اطلاعات پروژه فراهم می‌سازد.
پیگیری وضعیت و سوابق تغییرات
اطلاعات ضمانت‌نامه ممکن است در طول اجرای پروژه تغییر کند. امکان به‌روزرسانی اطلاعات و مرور سوابق تغییرات، به کاربران کمک می‌کند وضعیت فعلی را همراه با پیشینه آن بررسی کنند و پیگیری‌های بعدی را بر مبنای اطلاعات روشن‌تری انجام دهند.همچنین، اگر ضمانت‌نامه دارای اعلان مرتبط باشد، تغییر اطلاعات در همان اعلان منعکس می‌شود و اعلان برای گیرندگان دوباره به حالت خوانده‌نشده برمی‌گردد تا از به‌روزرسانی مطلع شوند.
کنترل خودکار سررسید
بررسی خودکار تاریخ سررسید، یکی از قابلیت‌های این ماژول است. برای ضمانت‌نامه‌هایی که شرایط تعریف‌شده در سیستم را دارند، ۱۵ روز پیش از موعد، اعلان مرتبط ثبت می‌شود تا مسئولان فرصت پیگیری و انجام اقدامات لازم را داشته باشند.این قابلیت، وابستگی به بررسی دستی تاریخ‌ها را کاهش می‌دهد و کنترل تعهدات پروژه را منظم‌تر می‌کند.
دسترسی متمرکز و گزارش‌های مرتبط
نگهداری جزئیات، وضعیت، سررسید و سوابق تغییرات در ارتباط با پروژه، مبنای گزارش‌گیری از ضمانت‌نامه‌ها را فراهم می‌کند. مسئولان شرکت می‌توانند اطلاعات موردنیاز را برای پیگیری تعهدات و بررسی وضعیت پروژه در اختیار داشته باشند.
این ماژول با هدف ایجاد نظم در ثبت اطلاعات و شفافیت در پیگیری ضمانت‌نامه‌ها توسعه یافته است. ساختار نرم‌افزار نیز می‌تواند متناسب با فرایندها، مسئولیت واحدها و نیازهای گزارش‌گیری هر شرکت اختصاصی‌سازی شود.