نرم افزار آرشیو اسناد شرکت

نرم‌افزارهای آرشیو اسناد، از مهم‌ترین راهکارهای مؤثر برای نگهداری و دسترسی آسان به اسناد فنی و مهندسی محسوب می‌شوند.

شرکت‌های فنی و مهندسی در طول فعالیت خود روی صدها پروژه کار می‌کنند و هزاران فایل با فرمت‌های مختلف تولید می‌شود. این فایل‌ها ممکن است زیرمجموعه‌ی یک پروژه یا در قالب اسناد عمومی شرکت ثبت شده باشند.

اما سؤال اصلی این است که فایل‌ها چگونه باید نگهداری شوند؟

بیشتر شرکت‌ها هنوز از روش‌های سنتی و دستی برای مدیریت فایل‌ها استفاده می‌کنند؛ ذخیره‌سازی در پوشه‌های سیستم شخصی یا سرور داخلی شرکت. این روش‌ها در ظاهر ساده‌اند، اما ریسک‌های زیادی از جمله حذف یا گم شدن اسناد و نشت اطلاعات را به همراه دارند.

چالش‌های نگهداری سنتی اسناد

روش سنتی بایگانی، امنیت اطلاعات را تهدید می‌کند و باعث از بین رفتن نظم در فرآیند مدیریت فایل‌ها می‌شود. اصلی‌ترین خطرات شامل موارد زیر است:

• حذف فیزیکی فایل یا از بین رفتن ناگهانی آن
• انتقال فایل به مسیر اشتباه یا غیرمجاز
• جایگزینی نسخه جدید به‌جای نسخه قدیمی و حذف نسخه قبلی
• آلودگی فایل‌ها به ویروس یا بدافزار
• دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات داخلی شرکت
• انتقال مکرر فایل و افزایش احتمال نشت داده‌های محرمانه

نرم‌افزار آرشیو اسناد تحت وب، راهکاری مدرن

نرم‌افزارهای آرشیو اسناد تحت وب به‌عنوان یک سامانه‌ی یکپارچه، به کاربران اجازه می‌دهند هنگام ثبت فایل، اطلاعات تکمیلی را درج کنند و برای هر سند، یک کدینگ اختصاصی تعریف کنند.

این نرم‌افزارها علاوه بر قابلیت ایجاد نسخه‌های مختلف (Revision)، امکان جستجو بر اساس تاریخ، پروژه یا نام فایل را فراهم می‌آورند.

از آن‌جا که این سامانه‌ها بر بستر وب اجرا می‌شوند، محدودیت زمانی و مکانی برای دسترسی به فایل‌ها وجود ندارد. کاربر از هر مکان و با هر دستگاه متصل به اینترنت می‌تواند پس از احراز هویت، از سیستم استفاده کند.

ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار آرشیو اسناد

• امنیت بالا در ذخیره و انتقال فایل‌ها
• کنترل سطوح دسترسی کاربران
• طراحی واکنش‌گرا و پشتیبانی از انواع دستگاه‌ها
• ایجاد کدینگ اختصاصی و نسخه‌بندی اسناد
• جستجو سریع بر اساس تاریخ، پروژه یا نام فایل

نتیجه‌گیری

به‌کارگیری نرم‌افزار آرشیو اسناد در شرکت‌های فنی و مهندسی، گامی مهم در جهت دیجیتالی‌سازی فرآیندها و کاهش ریسک از دست رفتن داده‌هاست.

این سامانه‌ها علاوه بر افزایش امنیت، موجب تسهیل در مدیریت، جستجو و بازیابی اطلاعات می‌شوند و به سازمان‌ها در حفظ دانش فنی خود کمک می‌کنند.